Réunion interactive à distance

Publié par Alice Delbecque le

Ces derniers jours, en raison du confinement, j’ai été confrontée à une problématique que vous rencontrez peut-être : comment rendre une réunion à distance interactive ? Les lignes suivantes visent à donner des pistes de réponses.

J’ai commencé ma nouvelle mission il y a quinze jours avec comme objectif donné par mes managers de sensibiliser ma nouvelle équipe à l’Agilité.

La première sensibilisation que j’ai eu à faire concernait – à la demande de mon équipe – les différents rôles d’une équipe Scrum. En temps normal, j’aurais animé la session en deux temps ; une phase explicative puis une phase pratique avec un jeu de « role and responsabilities ». L’idée de me passer de cette seconde phase me dérangeait, non seulement car elle me semble nécessaire pour assimiler correctement les rôles mais aussi car je craignais une perte d’attention due à une réunion à distance. J’ai donc cherché une solution me permettant de maintenir ce jeu.

J’ai débuté mes recherches avec Klaxoon que le Scrum Master de mon ancienne mission utilisait parfois. Il permet de faire des sondages, des quizz mais aussi des brainstormings avec des post-its virtuels. Il est payant mais sa période d’essai a été allongée à 3 mois en raison du confinement.

En continuant à creuser le sujet et à demander autour de moi, j’ai découvert Wooclap, fait pour l’enseignement à distance. Il dispose, à l’instar de Klaxoon, de sondages, quizz, ou encore de tableaux pour des sessions de brainstorming, mais contient également des sections de diapositives, vidéos ou encore des exercices de textes à trous. N’ayant pas besoin d’un outil aussi complet, je ne l’ai pas choisi.

Finalement, on m’a parlé de Métro Rétro. Je l’ai immédiatement trouvé simple et répondant à mon besoin initial. Rapide à prendre en main, il ne dispose pas d’autant de fonctionnalités que Klaxoon ou Wooclap puisqu’il ne permet que de faire des tableaux partagés – utiles pour des rétrospectives ou pour des sessions de brainstorming. Il est gratuit et permet une connexion depuis Slack, outil de communication instantanée mis en place dans mon équipe.

J’ai donc décidé d’utiliser Métro Rétro pour mon atelier en construisant un tableau se rapprochant d’un diagramme de Venn (Product Owner – Scrum Master – Equipe) et en remplaçant les cartes par des post-its virtuels mis sur le côté du tableau. Lorsque le moment de l’atelier est arrivé, il n’a fallu qu’une minute à l’équipe pour comprendre le fonctionnement de l’outil.

Métro Rétro a eu l’effet escompté durant cette session de sensibilisation : la timidité que montrait l’équipe au début de l’atelier a rapidement fait place à un échange constructif dans lequel chaque membre a pu s’exprimer et déplacer des post-its dans les bonnes cases.

J’ai réutilisé l’outil en rétrospective de Sprint avec des résultats tout aussi positifs, et n’hésiterai pas à m’en servir encore à l’avenir.

Et vous, comment rendez-vous vos réunions interactives ?

Catégories : A propos de l'agilité

3 commentaires

Sophie M · 6 mai 2020 à 23:53

Bonjour Alice, merci beaucoup pour ce benchmark et vos idées !
J’ai pour ma part essayé d’organiser une rétrospective à distance sans utiliser de nouvel outil. Gros challenge…
J’ai utilisé Teams de MS, ça fonctionnerait aussi sur Slack.
Elle est ici : https://www.linkedin.com/posts/sophie-manago-moa-po-anglais_digitallearning-edmill-edtech-activity-6660167240853266432-o8_s

Elle est basique, mais a bien fonctionné.
Qu’en pensez-vous ?

Sophie

Florence · 10 septembre 2020 à 10:38

Moi, j’aime beaucoup le modèle http://www.draft.io facilement partageable et qui dispose de themes de rétro déjà implémentés comme sailing boat, 4LS, starfish …. On peut facilement intégrer ses propres thématiques, bref, c’est un must et de surcroit gratuit

Tony Davidson · 18 janvier 2021 à 16:17

Hi Alice,
Great to hear about making meetings more interactive, at it is quite a challenge these days.
I have checked this tool, that has many free ,impressive features at its base, which is nice.
Maybe the readers could take a look at it here: https://www.goretro.ai

Hope this one helps!

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